概要
RFIDによる会計書類管理システムは、数千の文書が保管棚に配置されていた100平方メートルを超える倉庫での会計書類の管理と検索の課題を徹底的に解決するために展開された。本ソリューションの導入前に、お客様の会計士は書類を探すのにたくさんの時間と労力を費やして大変苦労した。また、倉庫から持ち出された時に記録しなかった、あるいは返却しなかった事態が多発し、管理と制御が難しい。
本プロジェクトでは、携帯式RFIDスキャナーを備えるため、従業員は迅速かつ正確的に書類を簡単に見つける。ある書類を探すとき、会計士は携帯式RFIDリーダを使用して、倉庫内をスキャンするだけで済む。その時、本デバイスは、書類の位置に近づくと大きな音を鳴らし、その位置から離れると音が徐々に小さくなるので、棚での書類の位置を正確に特定でき、非常に便利である。さらに、倉庫のドアに固定に設置されるRFIDリーダも統合され、アンテナと組み合わせれるので、従業員や書類の入り出しを監視できる。各従業員には個人用のRFIDカードを付与され、彼がRFIDラベルを貼りつけてある書類と一緒に入退室すると、書類の持ち出し時間と人の情報が自動的に記録され、履歴の追跡と確認を簡単に実現する。
本ソリューションを導入することで、お客様は書類の検索時間を95%まで短縮するだけでなく、書類の紛失または未管理状況を完全に除去でき、書類管理の透明性と正確性を確保する。本プロジェクトは、卓越した効率をもたらし、会計士チームの生産性を向上させ、企業が書類を専門的かつ包括的な方法で簡単に管理できるようにした。
主な機能モジュール :
- ユーザー管理と分散化：ユーザーアカウントの作成、修正、削除、役割ごとのアクセス権の割り当て機能を備え、セキュリティと厳格な管理を確保する。
- 携帯式および固定式RFIDリーダの管理：携帯式および固定式RFIDリーダの構成と動作ステータスを管理する。設置場所とステータスを監視して、データが継続的かつ正確に収集されることを確保する。
- 書類のライフサイクル管理：各書類を倉庫へ持ち込むから、保管、トレース、持ち出すまでのライフサイクルの詳細を追跡する。ステータスの変化と管理者を記録し、効果的な管理を実現する。
- 書類の定期棚卸：定期的棚卸または予期しない棚卸の計画作成と実施、棚卸結果の更新およびシステム内のデータとの比較を行って、正確性を確保する。
- 警告管理：書類の誤取り出しや規定時間外の入退室などの異常行為があった場合の警告を設定する。即時に通知を送信して管理者が自主的に異常を対処するようにする。
- レポート：書類のステータス、アクセス履歴、棚卸結果に関するサマリーレポートと詳細なレポートを提供する。データ分析および戦略的な経営上の意思決定を迅速かつ効果的に行うことを支える。
